سيستم بایگانی اسناد يگانه
در عصر ارتباطات، سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات نقش بسزائی ایفا می کند در اکثر سازمانها ، شرکتها و مراکز اطلاعاتي برای ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره … نیاز به سیستم بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود
چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده نسبت به گذشته احساس نياز بيشتري به استفاده از سيستم هاي مکانيزه در مراکز بايگاني و چرخه مکاتباتي سازمان خود داشته باشید.
بایگانی اسناد یگانه نرم افزار پرسرعت و قدرتمند است جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شرکت هاي مختلف با قابليت هاي بسيار.
برخی از قابلیت های نرم افزار بایگانی اسناد
1- امکان ثبت پرونده با مشخصات اوليه (Header)
• تاريخ و ساعت ثبت
• شماره پرونده
• کاربر ثبت کننده
• کلمات کليدي و خاص
• خلاصه موضوع سند و مدرک
• طبقه بندي پرونده
• امکان جستجوی بر اساس کلیه مشخصات وارد شده در هر سند
2- امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده
• مثال (پرونده دانشجویان ، پرونده کارمندان، پرونده پروژه های تحقیقاتی(به صورت شاخه های تو در تو
• امکان الصاق فيلد هاي مورد نظر کاربر به هر موضوع وقابلیت ورود اطلاعات آن برای هر پرونده
3- امکان الصاق پيوست های مختلف به يک پرونده
با فیلد های: توضيحات
فرمت پيوست ) عکس ، فايل Word ، فيلم و … (
نوع سند ) قرارداد ، فتوکپي شناسنامه و .. (
مسير نگهداري ) درصورتي که در SQL نگهداري نشود (
قابلیت ها:
• امکان Scan تصاوير به دو فرمت Jpg و Tiff از درون سیستم
• امکان ويرايش تصوير در درون نرم وامکان چاپ هر سند در سایزهای مختلف
• امکان ویرایش فایل های Word با مدیریت نرم افزار
4- تعريف فرمت پيوست ها:
• عنوان
• پسوند فايل ها
• امکان انتخاب اینکه فایلها در SQL server نگهداري شود یا خیر
• مسير و انتخاب نرم افزاري که اين نوع فايل را مي تواند ويرايش کند.
• امکان تعريف نوع سند
• امکان اضافه کردن فيلدهاي دلخواه کاربر به پيوست ها
• امکان تعيين ضروري بودن يک نوع سند در یک نوع پرونده
• ….
5- امکان تعریف چارت سازمانی و کرامندانی که می توانند از پرونده ها استفاده کنند
• امکان امانت دادن یک پرونده به یک کارمند سازمان به صورت مجازی
• تعیین دسترسی یک امانت گیرنده به صورت Read only یا قابلیت ویرایش
• امکان امانت دهی یک سند از پرونده یا کل پرونده
6- امکان دسته بندی پرونده ها در زونکن های مختلف
• امکان تعریف زونکن ها و موضوعات به صورت درختی
• امکان اختصاص یک پرونده به چند زونکن . . .
7- ارتباط با نرم افزار دبيرخانه
• امکان الصاق نامه های ثبت شده در دبیرخانه به یک پرونده بدون اسکن یا تایپ مجدد
• امکان الصاق یک نامه به چند پرونده . . .
8- برخی از گزار شها
• گزارش از پرونده هایی که یک نوع سند خاص را ندارد
• گزارش از پرونده های ناقص
• گزارش با فیلتر کردن فیلدهای تعریف شده توسط کاربر برای هر پرونده
• گزارش از یک سند خاص در کلیه پرونده ها
• امکان تهيه گزارش
